Adminitrative Staff là một vị trí mà bất kì công ty hay doanh nghiệp nào cũng đều không thể thiếu. Không chỉ vậy, để trở thành một Adminitrative staff có trình độ chuyên môn cao, được công ty coi trọng hoàn toàn không phải là điều dễ dàng. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu xem rốt cuộc nghề này là gì và có vai trò quan trọng như thế nào nhé.
- Adminitrative Staff là gì?
Administrative Staff (viết tắt là admin) là tên gọi tiếng Anh dành cho vị trí nhân viên hành chính, là người có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban lãnh đạo hay các bộ phận quan trọng trong công ty, doanh nghiệp. Đây là người sẽ đảm nhiệm các công việc hành chính đồng thời cũng là người sẽ trực tiếp giao tiếp với những bộ phận khác để đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Trên thực tế, vị trí admin có thể nói là đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận hành công tác hành chính của doanh nghiệp một cách trôi chảy. Họ thường là người sẽ thực hiện các kế hoạch được ban giám đốc thông qua cũng như giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh trong suốt quá trình làm việc.
- Những nhiệm vụ chính của Admin staff
Là người có vai trò quan trọng thì đương nhiên khối lượng công việc dành cho Admin staff là không hề nhỏ. Mỗi công ty sẽ có yêu cầu công việc khác nhau dành cho nhân viên hành chính tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên ngành của họ, tuy nhiên, đa số adminitrative staff sẽ có những nhiệm cụ chính sau:
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, địa điểm hay thiết bị cần thiết cho các cuộc họp hay sự kiện trong công ty và tham gia vào khâu chuẩn bị hậu cần khi được chỉ định.
- Sắp xếp và lưu trữ và phân phát các loại giấy tờ liên quan đến nhân sự và công việc hành chính.
- Lên lịch họp và sắp xếp thời gian biểu sao cho các sự kiện cũng như thành viên tham gia không bị chồng chéo gây rối loạn và mất thời gian.
- Cập nhật dữ liệu nội bộ thường xuyên nhằm phục vụ cho công tác tìm kiếm thông tin nếu như có yêu cầu từ cấp trên.
- Tiếp nhận các ý kiến và đề xuất của nhân viên cấp dưới. Đại diện cho họ truyền đạt lại với bộ phận có trách nhiệm hay ban lãnh đạo.
- Kiểm tra đảm bảo số lượng văn phòng phẩm cần thiết đồng thời đảm nhiệm đặt hàng khi cần, không để tình trạng cạn kiệt xảy ra.
- Các vị trí việc làm nhân viên hành chính phổ biến
- Trợ lý Giám đốc/Tổng giám đốc
Đối với những công ty có quy mô nhỏ và vừa thì nhân viên hành chính đôi khi sẽ kiên luôn vị trí trợ lý cho Giám đốc/Tổng giám đốc công ty, thực hiện các công việc lên kế hoạch và sắp xếp lịch hội họp, quản lý các phòng ban, giám sát việc thực hiện các dự án, … Không chỉ vậy, trợ lý cũng sẽ là người thay mặt cho cấp trên để truyền đạt hay đưa ra quyết định trong trường hợp khẩn cấp.
3.2 Nhân viên hành chính mảng kinh doanh
Trong lĩnh vực kinh doanh, admin sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty để phát triển các chiến lược kinh doanh mới, triển khai thực hiện nằm tăng doanh số hay chất lượng sản phẩm cho công ty.
3.3 Nhân viên hành chính văn phòng
Nhân viên hành chính cho văn phòng công ty là vị trí mà gần như công ty nào cũng phải có. Như bài viết có đề cập ở trên, admin văn phòng chắc chắn sẽ là người đảm nhiên tất cả những công việc liên quan tới hành chính, văn thư trong công ty. Đối với vị trí này, chỉ cần bạn sở hữu một số kỹ năng nhất định thì luôn luôn có những cánh cửa rộng mở dành cho bạn.
- Kỹ năng cần thiết của một Adminitrative Staff là gì?
Kỹ năng truyền đạt thông tin: Khi trở thành một admin hành chính, bạn sẽ là người đứng giữa hỗ trợ truyền đạt mọi thông tin từ các vấn đề phát sinh cho tới nguyện vọng, mong muốn từ những nhân viên cấp dưới lên trên ban lãnh đạo. Vì vậy, bạn chắc chắn phải là người biết chắt lọc thông tin, giao tiếp khéo léo cũng như có khả năng trình bày vấn đề rõ ràng.
Lập kế hoạch: Với tất cả mọi người, thời gian là vàng bạc. Do đó, một admin giỏi sẽ là người có thể sắp xếp lịch hội họp của sếp phù hợp với cấp độ công việc cũng như phù hợp với lịch làm của những người khác để công việc diễn ra đạt hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian.
Giải quyết vấn đề: Chắc chắn trong quá trình công tác, những sự cố phát sinh là điều bất khả kháng. Chính những tình huống đó là lúc thể hiện bản lĩnh của một người admin giỏi. Hãy cố gắng quan sát, học hỏi cách cấp trên làm việc, từ đó rút ra và đúc kết cho bản thân kinh nghiệm để có thể thay mặt sếp giải quyết những sự cố bất ngờ nếu có.
Tinh thần trách nhiệm cao: Dù bạn làm bất kì công việc gì thì tính trách nhiệm luôn luôn là yếu tố hàng đầu để có thể trở thành một nhân viên xuất sắc. Có trách nhiệm không đơn giản chỉ là đối với những gì mình đã làm mà còn là trách nhiệm trong suốt quá trình hoàn thành công việc đó, luôn hướng tới lợi ích tập thể để không ảnh hưởng tới thời gian và hiệu quả làm việc của bất kì ai.
Hy vọng rằng sau bài viết này, bạn đã hiểu công việc của một Adminitrative Staff là gì cũng như những kỹ năng cần có nếu bạn muốn trở thành một nhân viên hành chính trong tương lai. Chúc bạn thành công trên con đường của mình!